Hoe bedien je externe medewerkers

Controle van werknemers is een van de saaiste dingen ter wereld. En als ze ook op afstand zijn, dan is dit een extra “hoofdpijn”. Noch het management geniet van het proces (“het zou veel gemakkelijker zijn als iedereen op kantoor zou werken”), noch de werknemers zelf die rapporten samenstellen over de tijd die “nuttig” is besteed.

Dit was een paar jaar geleden het geval bij een aanzienlijke massa bedrijven, maar tegenwoordig sterven processen die noch voordeel noch plezier opleveren. De volumes van voltooide taken, hun effectiviteit en naleving van deadlines zijn naar voren gekomen.

Tegelijkertijd groeit het aantal taken op afstand over de hele wereld voortdurend. Is het mogelijk om werknemers op afstand effectief te controleren, zodat het proces geen irritatie veroorzaakt bij managers of specialisten? Gaf een antwoord op deze vraag en identificeerde verschillende basisstappen op dit pad – Dmitry Kostomarov, ondernemer en business angel.

1. Kies de juiste staf

Wat wordt hier bedoeld? Het deel van het personeel dat op afstand voor u werkt, moet in staat zijn tot dergelijke activiteiten. Het managen van werknemers gericht op de waarden van het industriële tijdperk is praktisch onmogelijk zonder de fysieke deelname en aanwezigheid van de baas. Je contingent in dit geval zijn mensen met een hoog vermogen om zichzelf te organiseren, zichzelf te motiveren, in staat om efficiënt te werken (volgens taken) en in overeenstemming met deadlines, ongeacht externe omstandigheden.

2. Interactie en controle

Als u mensen vindt die geschikt zijn voor telewerken, rijst de vraag hoe u taken effectief voor hen kunt instellen, kunt zien hoe ze worden volbracht en in het algemeen medewerkers op afstand controleert. Hiervoor zijn verschillende systemen..

Overweeg bijvoorbeeld het werk van een vertegenwoordiger in elk gebied. Dit is een van de beroepen, die in het industriële tijdperk veel onafhankelijkheid en initiatief vereiste. Het bepalen van strategische doelstellingen, de presentatie van KPI vond historisch plaats in het kader van briefings. Tijdens teamvergaderingen zijn mededelingen gedaan en de resultaten zijn samengevat. Nu zit alles verpakt in persoonlijke mobiele apparaten, met korte interactieve instructies met een test van begrip. Dit is een nieuwe klasse van software: personeelsbeheersysteem, waarvan de eerste vertegenwoordiger in Rusland het voorwerp is van mijn investeringen – Equio.
Automatisering van verkopers begon lang geleden en leidde tot een klasse van systemen genaamd SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Met deze oplossingen kunt u bestellingen verzamelen en documenten genereren. SFA-systemen hebben al lang automatische geolocatiecontrole verworven, ze kunnen routes, duur van bezoeken volgen, informatie over bestellingen verzamelen en verwerken, zendingen helpen plannen, factureren en betalingen controleren.

3. Plan samen

Medewerkerscontrole op afstand is niet zonder planning. Teamvergaderingen zijn niet langer nodig wanneer er systemen zijn die de mogelijkheden van mobiele apparaten gebruiken om taken toe te wijzen en aan te passen, om werknemers te motiveren. Oplossingen van de CRM-klasse (Customer Relationship Management, Customer Relationship Management) maken het gemakkelijker om werk met klanten te plannen.

En de weinige functies van persoonlijk leiderschap en planning worden geïmplementeerd in gezamenlijke taakbepalingssystemen, zoals ToDoIst en zijn analogen. Door een voldoende aantal handige functionele oplossingen hebben zowel vertegenwoordigers als werknemers uit andere gebieden de mogelijkheid om op te treden als onafhankelijke “gevechtseenheden” die niet gebonden zijn aan het kantoor.

4. Stel teams samen volgens het principe van de ontwerper

In ontwerpgebieden is het nog interessanter. Tegenwoordig hoeft u geen opgeblazen team van specialisten te hebben, van wie sommigen slechts af en toe met volle kracht werken. U kunt voor projecten gedeelde medewerkers inhuren en teams samenstellen op basis van de aannemer.

Met Trello- en MeisterTask-software kunt u bijvoorbeeld niet alleen uw eigen personeel beheren, maar ook teams samenstellen van specialisten van verschillende bedrijven. MeisterTask maakt gebruik van een kanban (een systeem voor het organiseren van productie en levering waarmee u het principe “just on time” kunt implementeren) voor dit bord, waar de “taakbladen” hangen, wanneer erop wordt geklikt, worden de interne projectinformatie, contacten, nieuwsfeed, chat geopend, worden alle benodigde documenten opgeslagen . In dergelijke systemen gaat belangrijke informatie niet verloren, u hoeft geen letters over de taak te zoeken en afzonderlijke records voor het project bij te houden.

5. Interactie efficiënt

SCRUM kwam de gewone zaken te hulp. Het is gebaseerd op het principe van continue beweging naar een gemeenschappelijk resultaat door de verplichte uitvoering van taken op korte termijn, uit de oplossing waaruit al het andere is samengesteld. SCRUM impliceert verplichte korte briefings voor het instellen van taken, korte debriefingsessies en weigering van “debriefing” als dat niet lukt, met de nadruk op hoe de situatie te verhelpen, en niet op wie de schuldige is. De positieve SCRUM-filosofie, gecombineerd met de technologische oplossingen die we hierboven hebben besproken, verhoogt de productiviteit minstens anderhalf keer en stelt u in staat flexibel te reageren op de situatie, te handelen naar omstandigheden.

6. Verander de aanpak

Maar de belangrijkste vraag voor elk bedrijf dat heeft besloten om actief gebruik te maken van vormen van interactie op afstand, de belasting van kantoren te verminderen, mobieler en flexibeler te worden, ligt niet in het IT-vlak. Het belangrijkste is om te begrijpen hoe veranderingen in de hoofden kunnen worden beheerd, niet alleen van gewone werknemers, maar ook van managers. Personeel, vooral mobiel en / of op afstand, moet meer vrijheid krijgen, samen met meer verantwoordelijkheid. En werk, gericht op het resultaat. Dit is een van de belangrijkste punten die het mogelijk zullen maken om de juiste controle van externe medewerkers en normaal werk met hen te implementeren..

Een interessant feit: het leiderschap van het Russische vertegenwoordigingskantoor van een grote telecommunicatieleverancier, die ontdekte dat kantoormedewerkers die strikt gereguleerde tijd op hun werkmuren moeten doorbrengen, uren op sociale netwerken moeten doorbrengen, hebben de toegang tot de meest populaire platforms geblokkeerd. Wat er vervolgens gebeurde? Dat klopt, ongeveer tegelijkertijd werd het besteed aan talloze koffiepauzes, pauzes, uitstapjes naar de nagelstudio en styling (een schoonheidssalon werkte in het zakencentrum). Maar bijna geen van de werknemers was aan het begin van de werkdag te laat. Het is begrijpelijk – zelfs voor een vertraging van vijf minuten werd een boete in dollars opgelegd. Tegelijkertijd zou het interessanter zijn voor werknemers om te werken als het management de effectiviteit alleen zou evalueren aan de hand van taken, en niet aan de tijd die “in en uit” wordt doorgebracht op kantoor..

Als je het belangrijkste obstakel doorbreekt, zal de rest werken. Om te begrijpen dat werk geen verkeer is, maar het resultaat, visualiseert u voor uzelf al uw acties in het proces en de waarde ervan. Deze simpele oefening heeft me ooit geholpen te begrijpen dat 80% van mijn verkeer zinloze interactie met andere mensen is..

Vergelijkbare items:

1. Zakelijke tips van de beste ondernemers ter wereld

Vergelijkbare artikelen

• Hoe en waar u externe medewerkers kunt vinden – tips en trucs

  Veel soorten bedrijven zijn tegenwoordig ‘online gegaan’ en hebben geen onderhoud van kantoor en personeel nodig. De praktijk leert dat specialisten op afstand -…

• Hoe u een medewerker beter en efficiënter kunt laten werken

  Er kunnen veel redenen zijn om een ​​werknemer te demotiveren en zijn wens om in het werkproces te handelen verminderen. Het belangrijkste hier op tijd…

• Gedetailleerde instructies voor het vinden van een externe taak

  We vertellen alles over werken op afstand: nadelen, voordelen, wie een baan moet vinden en waar aanbiedingen moeten worden gezocht. Wanneer internet steden en landen met elkaar verbindt,…