Beheer van HR-records in een organisatie of onderneming – bijhouden van personeel en workflow

De algemene definitie zegt dat HR-management het proces is van het verwerken van papierwerk voor personeel. Dit onderwerp is relevant voor zowel individuele ondernemers als rechtspersonen. Het papierwerk heeft strikte wetgevingsnormen en de beschreven regels moeten door alle managers en personeelsafdelingen van ondernemingen in acht worden genomen. Met behulp van HR-administratie is het mogelijk om het personeelsmanagementproces te optimaliseren, het werk van elk team te organiseren en de rapportageprocedure te vereenvoudigen.

Wat is HR-administratie

De basis van HR-management omvat het hele proces van het opstellen van papers, hun voltooiing, rapportage over personeel dat in het bedrijf werkt. Elke gepubliceerde heeft rechtskracht, ook die welke zijn gevormd op basis van de aanvraag van de werknemer. Personeelsproductie houdt zich vaak bezig met personeelsproductie, waarvan de functies dergelijk personeelswerk zijn:

  • loonlijst;
  • registratie van vakanties, ziekteverlof;
  • opstellen van certificaten.

Doelen en doelstellingen

De doelen en doelstellingen van deze personeelsafdeling zijn:

Richting van het werk

Werknemer taken

Boekhouding, registratie, controle

Het bijhouden van het aantal werknemers, registratie voor werk, ontslag

Arbeidsreglement

Vertrouwd raken met taken, keuze van werkplek, lokalen

Coördinatie, training

Het geven van cursussen, trainingen, bijscholing, omscholing, prestatieverificatie

Werk met documenten

Specialisten van deze afdeling zijn betrokken bij het samenstellen van papers, boeken, werkroosters houden een register bij, rapporteren

Organisatie

Organisatie van activiteiten volgens instructies

Wettelijke regelgeving

Personeelswerk wordt gereguleerd door een aantal regelgevende wetten, bevelen en een reeks regels op regionaal of staatsniveau. Het niet voldoen aan de eisen die zijn gespecificeerd in het regelgevingskader is een overtreding. Basisregels voor personeelsproductie:

  • staatsregulering inzake arbeidsboeken (2003);
  • de regels van office management en document management vanaf 2009;
  • federale administratiehandleiding voor werknemers;
  • algemene eisen goedgekeurd in opdracht van ministeries.

Mensen werken met documenten

Het juridische kader van de onderneming

Bij elke onderneming wordt een reeks documentatie gebruikt die het werk van al het personeel regelt. De verplaatsing van documenten en hun voorbereiding wordt uitgevoerd volgens de instructies, het hierboven voorgeschreven regelgevingskader. Het juridische kader van de onderneming is onderverdeeld in vijf hoofdcategorieën, gereguleerd door interne orders van de onderneming:

  • bedrijfs-charter;
  • werkrooster;
  • normen voor de bescherming van persoonsgegevens;
  • arbeidsbescherming (geregeld bij federaal archiefdecreet);
  • personeelswerkschema (en personeelsdocumenten).

HR documentbeheer in de organisatie

Uniforme effectenboekhoudsystemen in ondernemingen zijn onderverdeeld in drie hoofdcategorieën, waaronder interne voorschriften, personeelsbezetting en beloningsregelingen. De eerste categorie omvat de omzet van effecten op het vakantierooster, het invullen van documenten over het werkrooster. De tweede alinea is algemener en bevat een bepaling over het opstellen van contracten en papieren grondslagen voor financiële verslaggeving. De regeling inzake de bezoldiging van arbeid regelt alle kwesties met betrekking tot de betaling van lonen, bonussen, ziekteverlof, verlof en ontslagvergoeding bij ontslag..

Staffing in de vorm van T-3

De bezetting in de vorm van T-3 is een enkele papiersoort die de volledige structuur van het personeel in de onderneming of het bedrijf beschrijft. De kolommen bevatten gegevens over de volledige naam, functie van de werknemer, de eenheid waar hij wordt vermeld. Daar wordt volgens normatieve en wetgevende normen het officiële salaris van een specialist voorgeschreven. Elke wijziging in het registratieproces moet worden voorgeschreven door de boekhoudafdeling in deze personeelstabel volgens formulier T3. Instructies voor het vullen bevatten altijd aanbevelingen voor elke kolom. In totaal bevat het document 5 informatiepunten.

Meer lezen  Fiscale voordelen voor particulieren in 2018, het recht op vrijstelling van betaling

Werkrooster

Een werkschema is een document dat de dagelijkse routine van een specialist goedkeurt. De workflow wordt bepaald door het schema van het hoofd. Het bevat punten over de noodzaak om een ​​inspectie uit te voeren volgens de huidige wetgeving, over lunch en pauzes, over rapportage. In sommige bedrijven heeft de griffier elke week of maand een rapport nodig (het document moet na verificatie worden bevestigd door de handtekeningen van de werknemer en de bedrijfsmanager). Voor de toekomstige werkperiode wordt het plan, rooster opgesteld. Tijdregistratie van medewerkers.

Arbeidscontract

Een arbeidsovereenkomst is een civiel document dat wordt opgesteld tussen een toekomstige werknemer en een werkgever. Typische formulieren voor dit type document worden niet verondersteld en de overeenkomst wordt in een gratis formulier ingevuld met vermelding van de kwalificaties (functies) en de werkperiode. Daar staat ook het noodzakelijke resultaat. Juridisch gezien lijkt dit type document sterk op een contractdocument, aangezien het het uiteindelijke resultaat van het werk voorschrijft en niet de structuur ervan. Voor ontslag van werknemers is het alleen nodig om af te ronden vóór het verstrijken van het contract.

Personeelsorders

Het herstel van werknemers in de post, het inhuren van specialisten wordt uitgevoerd volgens personeelsorders. Dit type document schrijft de benoeming voor van personeel voor de functie en andere bewegingen van specialisten op afdelingen. Bij de ontwikkeling van instructies en opdrachten nemen medewerkers van de personeelsafdeling en senior medewerkers deel. Lokale beslissingen worden genomen door bedrijfsmanagers / beheerders. Orders hebben één formulier, het wordt vastgesteld door het regelgevingskader. Door de houdbaarheid van het papier moet het op de boekhoudafdeling of op de personeelsafdeling zijn voor maximaal vijf jaar of meer (afhankelijk van het type bestelling).

Werk omschrijving

Functieomschrijvingen – dit is een document dat de verantwoordelijkheid van de partijen (werknemer en werkgever) voorschrijft en ook informatie bevat over de instructies en taken van een bepaalde specialist in de door hem uitgeoefende functie. Ze worden bevestigd door het zegel van de organisatie en de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Dit document heeft drie exemplaren nodig. De ene blijft bij de personeelsafdeling, de andere bij de executeur en de derde bij de manager of beheerder van een bepaalde afdeling. Het doel van deze bestelling is om de personeelsmanagementprocessen in de onderneming te optimaliseren.

Een man geeft een pen aan een andere man

Hoe kantoorwerk te organiseren in de personeelsdienst

Het correct uitvoeren van het personeelsbeheer houdt een hoge mate van verantwoordelijkheid in. Medewerkers van de personeelsafdeling moeten ervoor zorgen dat de ondertekeningsdata overeenkomen met de werkelijke data. U kunt het onderhoud van werkboeken en andere personeelsdocumenten toevertrouwen aan uitbestedende bedrijven. Verantwoordelijkheden van HR-functionarissen:

  • om een ​​werkschema te maken, boekhoudkundige documentatie met betrekking tot vakanties;
  • documenten opstellen voor arbeidsbescherming (vereist voor overheidsinstanties);
  • orders voorbereiden en schrijven;
  • payroll en controle premiebetalingen.

Personeelszaken

De personeelsdienst wordt uitgevoerd wanneer alle boekhouding en alle inklaring alleen wordt uitgevoerd door ingehuurd personeel van de afdeling personeelszaken. Deze manier van papierwerk is relevant voor bedrijven en bedrijven met personeel van 20-30 personen. Staatsnormen vereisen strikte naleving van de vorm van alle orders en andere vereisten, anders kan een rechtspersoon een boete krijgen. In de dienstensector, waar tot 30 personen bij één rechtspersoon zijn geregistreerd, is het winstgevender gebruik te maken van de diensten van outsourcingbedrijven.

Meer lezen  Gedeelte van een appartement in een hypotheek voor een scheiding

Het aantrekken van HR outsourcing bedrijfsspecialisten

Het aantrekken van specialisten van een outsourcingbedrijf voor human resources zal geld besparen en het totale personeelsbestand verminderen. Onafhankelijke experts voeren de volledige hoeveelheid noodzakelijke werkzaamheden uit bij het opstellen van bestellingen, schema’s. Ze houden een speciaal dagboek bij en regelen het werk van elke specialist in het bedrijf. Het uitbesteden van personeelsbeheer wordt gekenmerkt door het feit dat de rechtspersoon geen eigen personeelsafdeling heeft en deze taak tegen een gematigde vergoeding toevertrouwt aan een apart team.

Personeelsadministratie stap voor stap

Om documenten van de personeelsafdeling bij te houden, zijn kantoorapparatuur en een kantoor nodig. Het is belangrijk om een ​​sterke kluis te hebben. De bestelling moet het hoofd van het documentbeheersysteem benoemen. Daarna worden interne handelingen gevormd. Voor elke werknemer in het bedrijf is het nodig om een ​​aparte map te hebben waarin zijn werkmap wordt opgeslagen. Personeelspapierwerk vereist het bewaren van deze documentatie gedurende de gehele periode van de functie van de specialist. Tijdens de activiteiten van de afdeling wordt informatie in boeken ingevoerd, bestellingen opgesteld.

HR-vereisten

HR-management is een relatief complex proces dat bepaalde theoretische, praktische vaardigheden vereist. Het regelgevingskader voor deze functie bevat een lijst met voorwaarden waaronder een specialist deze functie kan bekleden. Onderwijsinstellingen onderscheiden geen apart profiel als personeelsadministratie. Voor activiteiten op de afdeling human resources zijn geschikte managers, beheerders. Werkgevers zijn dus aangewezen mensen met een juridische opleiding, voor de bescherming van informatie of voor documentbeheer.

Rechten en plichten van de personeelsfunctionaris

De eerste verplichting van dergelijke ambtenaren is om het wettelijke kader te kennen en de vastgestelde boekhoudregels na te leven. Bovengenoemde artikelen waren federale wetten die moeten worden gevolgd bij het uitvoeren van personeelsbeheer. De personeelsfunctionaris heeft het recht om informatie van medewerkers te ontvangen, persoonlijke folders te bekijken, het boekhoudkundig boek (salaris) te raadplegen. De autoriteit van specialisten op dit gebied omvat het ondertekenen van handtekeningen en het samenwerken met werkgevers om de prestaties van het personeel te verbeteren.

HR administratie

Tegenwoordig wordt het personeelsbeheer zowel schriftelijk als digitaal beheerd. Documentatie wordt persoonlijk ondertekend door geautoriseerde medewerkers. Voor het bijhouden van documentatie worden staatsstandaarden gebruikt die alle sjablonen en formulieren verenigen. Er moet rekening worden gehouden met de normen van GOST R 6.30-2003 en GOST R 7.0.8-2013. Belangrijke papieren worden opgeborgen in speciale mappen of metalen kluizen. Afhankelijk van de reikwijdte en schaal van het bedrijf, moeten specialisten zich houden aan verschillende vereisten voor de frequentie van rapportage.

Meisje werkt met een tafel

Zoeken en registreren van personeel

In eerste instantie moet u, voordat u werknemers inschrijft, gespecialiseerd personeel vinden dat aan strikte criteria zou voldoen (ze moeten verband houden met de specifieke kenmerken van het werk). Gebruik hiervoor gespecialiseerde bureaus, agentschappen, sites voor het zoeken naar werk, arbeidsuitwisseling of privéadvertenties in kranten, in de media, op sites. Daarna worden verplichte personeelsdocumenten opgesteld, uitvoering uitgevoerd, arbeidsovereenkomst of overeenkomst getekend.

Stadia van aanwerving

De procedures voor het registreren van mensen voor een functie beginnen met het invoeren van gegevens over de werkzoekende in een speciaal tijdschrift. De urenstaat registreert informatie over ervaring, werkervaring, eerder beklede functies. Na goedkeuring wordt een bevel gegeven om een ​​persoon op een bepaalde post te benoemen. De laatste fase is de vorming van een persoonlijke map, het samenstellen van zaken in het bedrijf, afdeling. Het contract bevat informatie over plichten, over het salaris op de post.

Meer lezen  Wat is de droom van een jongetje en een meisje

Persoonlijke kaarten en de vorming van het persoonlijk dossier van de werknemer

Soorten personeelsdocumenten zijn onder meer de persoonlijke kaart van een werknemer. Het bevat alle informatie over burgerlijke staat, volledige naam, een foto is er ook op gelijmd en de geboortedatum wordt geregistreerd. Dit alles wordt gedaan door werkgevers om een ​​gegevenspakket te vormen over elk personeelslid van het bedrijf. Deze gegevens zijn volgens de wet niet overdraagbaar aan derden. Mappen, kasten of zelfs metalen kluizen worden gebruikt om persoonlijke bestanden te bewaren (afhankelijk van het uitrustingsniveau van het kantoor van het bedrijf).

HR-tijdschriften

Papieren gedrukte producten helpen bij het systematiseren van rapportage en vereenvoudigen de workflow. Documentatie in de vorm van papieren tijdschriften omvat de volgende typen:

  • op de controle van documenten, documenten die aan het bedrijf of de onderneming worden geleverd;
  • over tijdcontrole, periodes van zakenreizen;
  • om notities, verklaringen te controleren;
  • arbeidsrecords.

Werkboeken bijhouden

Personeelsadministratie verplicht specialisten ertoe de werkboekhouding bij te houden. Alle gegevens worden bijgehouden als de persoon bij de onderneming officieel is geregistreerd. Bij ontslag ontvangt een werknemer een werkboek. Deze documentatie registreert alle wijzigingen met betrekking tot de functie, prijzen. Opleiding in HR-administratie vanaf nul bevat verplichte punten over de juistheid van de registratie van werkboeken. Eventuele fouten worden gecorrigeerd door medewerkers. Als ze worden gevonden, kunnen specialisten worden beschuldigd van een administratieve overtreding.

Systematisering en opslag van documenten

Voor de controle en opslag van documenten zijn aparte wetgevingsnormen opgesteld. Het is belangrijk om artikel 17 van de federale archiveringswet te vermelden. Het geeft aan dat het management van bedrijven en ondernemingen moet zorgen voor het bewaren van archiefdocumenten voor de komende periode. De opslagperiode is wettelijk voorgeschreven en voldoet aan de nationale normen. Om de integriteit van papieren documentatie te waarborgen, worden metalen vuurvaste kluizen en kasten gebruikt.

Indien nodig worden de gegevens uit de documenten verzonden naar het State Statistics Committee van de Russische Federatie. Automatisering, digitalisering van papiercirculatie is een van de belangrijkste richtingen bij het optimaliseren van het proces van het beheren van het werk van de staat. Tegenwoordig is de meeste rapportage niet in papieren vorm. Dit ontslaat de taken van bedrijfsmanagers, managers bij het bewaren van het archief gedurende één, drie, vijf of meer jaren niet..

Documenten in mappen

Elektronische personeelsgegevens

Bij het gebruik van elektronische personeelsdossiers is het belangrijk om te voldoen aan de documentbeveiligingsvoorwaarden en de toegang tot het archief te verminderen op grond van de wet op de bescherming van persoonsgegevens. Elektronische administratie heeft verschillende voordelen:

  1. snelle toegang tot documenten;
  2. wachtwoordbeveiliging van bestanden;
  3. geen kluisjes nodig om papier te besparen;
  4. ruimtebesparing in een kantoorgebouw – 10.000 documenten of meer kunnen op een harde schijf worden opgeslagen;
  5. tijdsbesparing – teken, u kunt elk document binnen 1-2 minuten vinden in het archief van de harde schijf op uw computer.
Beoordeel dit artikel
( Nog geen beoordelingen )
Commentaar toevoegen

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: