Wat is een facsimilehandtekening en is het legaal op documenten

De manager heeft niet altijd de tijd of gelegenheid om direct een groot aantal documenten te ondertekenen. Voor dergelijke doeleinden bestaan ​​er faxen. Met behulp van deze stempel kunnen de medewerkers van de organisatie documenten goedkeuren, zelfs als er geen directeur is.

Facsimile handtekening Concept

Als ze praten over facsimiles (“fac simile” in vertaling van Latijn naar Russisch – “do this”) op het werk, bedoelen ze:

• Stempel (cliche) met een kopie van het schilderij van een bepaalde persoon, bijvoorbeeld het hoofd van een bedrijf of een beroemd persoon.
• Indrukken gemaakt met deze print.
• Andere manieren om een ​​handtekening van een persoon op papier te kopiëren.

Rechtmatigheid van handtekening op documenten

Het gebruik ervan is toegestaan ​​op handelspapieren, maar is beperkt. Soms moet toestemming voor een dergelijke handtekening worden overeengekomen met de tegenpartij. Er is een aparte categorie documenten waarop het onaanvaardbaar is om zo’n stempel te plakken.

Normatieve basis

• Deel 2 van artikel 160 van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie spreekt over de mogelijkheid om een ​​schriftelijke handtekening te gebruiken voor schriftelijke transacties.
• Afzonderlijke afdelingsregels die betrekking hebben op het gebruik van dergelijke stempels bij individuele overheidsinstanties. Bijvoorbeeld, besluit van het Ministerie van Binnenlandse Zaken van Rusland van 06.02.2007 nr. 130 “Over de procedure voor de productie, boekhouding, opslag en vernietiging van zegels”.
• Brief nr. 18-0-09 / 000042 @ van het Ministerie van de Russische Federatie voor belastingen en heffingen dd 01.04.2004 “Op het gebruik van facsimile-handtekeningen” regelt het verbod op het gebruik van dergelijke clichés.

Wettelijke macht

De facsimile-handtekening van de manager kan worden gebruikt in de workflow van de organisatie, maar u moet de toepassingsgrenzen kennen. Het is alleen geldig in gevallen die uitdrukkelijk zijn toegestaan ​​door de wetten van Rusland of in overeenstemming met de partijen..

Fax in papierwerk

Zo’n stempel wordt gebruikt door organisaties met een grote documentstroom. Gebruik het in kleine bedrijven heeft geen zin. In plaats van clichés te maken, wordt het voor de regisseur makkelijker om meerdere schilderijen persoonlijk af te leveren. De wet staat het gebruik van de postzegel niet alleen toe in commerciële, maar ook in staats- of gemeentelijke structuren.

Doel van gebruik

Fax is geschikt wanneer:

• Noodzaak om een ​​groot aantal effecten te onderschrijven.
• Het hoofd van de organisatie reist vaak. Een gevolmachtigde kan namens de directeur tekenen.

Toepassingsproblemen

Nadelen van fax:

• Beperkt gebruik. Het cliché is niet geschikt voor alle documenten. Het ondertekenen van bijvoorbeeld een faxovereenkomst is onaanvaardbaar.
• De behoefte aan clichéproductiekosten (500-1500 roebel. Afhankelijk van de fabricagemethode en configuratie).
• Het kan worden gebruikt voor fraude. Zet deze stempel bijvoorbeeld op een officiële brief.

Fax of handgeschreven handtekening

Hun verschillen:

• Manier van instellen. De eigenaar plaatst zelf een vulpen, een facsimile met zijn schilderij kan door een ander gestempeld worden.
• Wettelijke macht. Bij persoonlijk schilderen is het altijd aanwezig, in facsimile in bepaalde situaties..

Facsimile Voordelen:

• De mogelijkheid om documentatie te ondertekenen zonder manager.
• Boss tijd besparen. Een andere persoon kan het afstempelen.
• Het ondertekenen van documenten versnellen.

Fabricagemethoden voor fax

• Mechanisch. De originele muurschildering is gescand en met een laser uit een stuk rubber gesneden. Het voordeel van deze methode is het exact volgen van de afbeelding en het reproduceren van kleine lijnen. Het gebrek aan mechanische fabricagetechnologie is de kwetsbaarheid van de postzegel, het cliché is genoeg voor 2-3 jaar.
• Elektronisch. De productie komt van een vloeibaar fotopolymeer dat uithardt in het licht. Een negatief beeld van de handtekening wordt erop overgebracht en wacht tot de plastic massa sterker wordt. Het nadeel van deze methode is dat met dit polymeer kleine slagen niet worden gereproduceerd. Het voordeel is duurzaamheid (meer dan 5 jaar).

Waar het acceptabel is om een ​​faxafdruk te gebruiken

Het mag worden gebruikt voor interne workflow – bestellingen, toekenningsbladen, mededelingen, meldingen. In extern papierwerk worden ze op brieven gezet voor felicitaties, uitnodigingen, aanbiedingen, enz..

Verbod op handtekening per fax

Een dergelijke stempel mag niet worden gebruikt op:

• bankcheques;
• betaalkaarten;
• facturen;
• vrachtbrieven;
• aangiftes voor belastinginspectie;
• volmachten;
• verklaringen;
• rekeningen;
• alle documenten waarvoor certificering door een notaris vereist is;
• contracten (arbeid, contract, etc.);
• acceptatiecertificaten.